CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
PROCESO
CÓDIGO
FECHA
VERSIÓN
ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN
OREP-PN-P-EA-01
Marzo 2022
01
OBJETIVO
ALCANCE
Asegurar la óptima administración de las gestiones financieras, laborales, tecnológicas, logísticas, jurídicas y de infraestructura que faciliten el funcionamiento adecuado de la Organización, la sostenibilidad integral y la prestación de sus servicios, manteniendo la eficiencia en su ejecución y control.
Inicia con la planeación de las actividades financieras, laborales, tecnológicas, logísticas, jurídicas y de infraestructura y finaliza con la entrega de informes de gestión, auditorias internas y establecimiento de acciones de mejora.
RESPONSABLE
APRUEBA
CONSULTA A
INFORMA
Gerencia Provincial
Direcciones Administrativas
Economía Provincial
Asesoría Jurídica
Gestión Integral
Comunidad Educativa
Trabajadores
Proveedores
1. Entidades Gubernamentales.
2. Bancos.
3. Provincia Nazaret - Economía Provincial.
4. Rectores.
5. Mercado de proveedores de bienes y servicios.
6. P. Gestión Integral.
7. P. Talento humano.
1. Requisitos legales y reglamentarios.
2. Directrices Provinciales, administrativas y financieras.
3. Presupuestos aprobados.
4. Necesidades de bienes y servicios de los centros de trabajo.
5. Informes sobre evaluación y seguimiento a gestiones de economía y administración (internas y externas).
6. Personal competente y necesario para la Organización.
PLANEAR
1. Planeación de la gestión financiera y contable.
2. Planeación de la gestión del talento humano.
3. Planeación de la gestión locativa.
4. Planeación de la gestión de la infraestructura física y tecnológica.
5. Planeación de la gestión segura y adecuada de la información.
6. Identificación de riesgos y oportunidades.
HACER
-Gestión de:
1. Presupuesto.
2. Contabilidad.
3. Tesorería.
4. Caja menor.
5. Cartera.
6. Compras.
7. Proveedores.
8. Relaciones laborales.
9. Nómina.
10. Control de propiedad, planta y equipo.
11. Almacén.
12. Infraestructura tecnológica y red de datos en funcionamiento.
13. Apoyo administrativo y académico.
14. Biblioteca.
15. Enfermería.
16. Portería, recepción y vigilancia.
17. Mensajería.
18. Servicios generales.
VERIFICAR
1. Seguimiento a ejecución presupuestal.
2. Cartera actualizada.
3. Reuniones de comité económico y seguimiento a decisiones de este.
4. Estudio de seguridad de colaboradores..
5. Evaluación de proveedores.
6. Verificar efectividad de los planes de tratamiento de riesgo y oportunidades.
7. Medición de indicadores de gestión.
8. Rendición de cuentas.
9. Auditorías internas y externas.
ACTUAR
1. Implementar acciones para la gestión de riesgos y oportunidades identificadas en el proceso.
2. Implementar acciones correctivas o de mejora para la gestión de hallazgos identificados en el proceso.
1. Recursos adecuados y suficientes para la operación de la Provincia y los colegios.
2. Estados financieros.
3. Registros contables, tributarios y financieros.
4. Ejecución presupuestal.
5. Informes financieros internos, y externos.
6. Registros de gestión de compras.
7. Registros de selección, contratación y evaluación de proveedores.
8. Contratos con proveedores de bienes / servicios.
9. Contratos / convenios con aliados.
10. Contratos de cooperación educativa y pagarés.
11. Relación de becas asignadas
12. Paz y salvos.
13. Relaciones laborales conforme a requisitos legales.
14. Datos personales de partes interesadas gestionados conforme a normatividad técnica y legal.
15. Sitios web, correos electrónicos y demás Infraestructura tecnológica en operación.
16. Planes de mantenimiento.
17. Plantas físicas en buen estado y funcionando.
18. Registros del comité económico.
19. Registros de planes de acción de hallazgos u oportunidades de mejora.
1. Entidades gubernamentales.
2. Congregación Provincial.
3. P. Direccionamiento Estratégico.
4. Economía Provincial.
5. Trabajadores.
6. Proveedores.
7. Comunidad educativa.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
SITIOS DE GESTIÓN Y BIBLIOTECAS
INDICADORES
-
Logro de proyección de matrícula.
-
Cumplimiento ejecución presupuestal.
-
Cartera.
-
Programa de mantenimiento.
Elaboró
Revisó
Aprobó
Equipo Económico Provincial
Rodrigo Vargas Higuera
Gerencia Provincial
P. Carlos Retana Charlán
Ecónomo Provincial