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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

PROCESO

CÓDIGO

FECHA

VERSIÓN

ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN

OREP-PN-P-EA-01

Marzo 2022

01

OBJETIVO

ALCANCE

Asegurar la óptima administración de las gestiones financieras, laborales, tecnológicas, logísticas, jurídicas y de infraestructura que faciliten el funcionamiento adecuado de la Organización, la sostenibilidad integral y la prestación de sus servicios, manteniendo la eficiencia en su ejecución y control.

Inicia con la planeación de las actividades financieras, laborales, tecnológicas, logísticas, jurídicas y de infraestructura y finaliza con la entrega de informes de gestión, auditorias internas y establecimiento de acciones de mejora.

RESPONSABLE

APRUEBA

CONSULTA A

INFORMA

Gerencia Provincial

Direcciones Administrativas

Economía Provincial

Asesoría Jurídica

Gestión Integral

Comunidad Educativa

Trabajadores

Proveedores

1. Entidades Gubernamentales.

2. Bancos.

3. Provincia Nazaret - Economía Provincial.

4. Rectores.

5. Mercado de proveedores de bienes y servicios.

6. P. Gestión Integral.

7. P. Talento humano.

1. Requisitos legales y reglamentarios.

2. Directrices Provinciales, administrativas y financieras.

3. Presupuestos aprobados.

4. Necesidades de bienes y servicios de los centros de trabajo.

5. Informes sobre evaluación y seguimiento a gestiones de economía y administración (internas y externas).

6. Personal competente y necesario para la Organización.

PLANEAR

1. Planeación de la gestión financiera y contable.

2. Planeación de la gestión del talento humano.

3. Planeación de la gestión locativa.

4. Planeación de la gestión de la infraestructura física y tecnológica.

5. Planeación de la gestión segura y adecuada de la información. 

6. Identificación de riesgos y oportunidades.

HACER

-Gestión de:

1. Presupuesto.

2. Contabilidad.

3. Tesorería.

4. Caja menor.

5. Cartera.

6. Compras.

7. Proveedores.

8. Relaciones laborales.

9. Nómina.

10. Control de propiedad, planta y equipo.

11. Almacén.

12. Infraestructura tecnológica y red de datos en funcionamiento.

13. Apoyo administrativo y académico.

14. Biblioteca.

15. Enfermería.

16. Portería, recepción y vigilancia.

17. Mensajería.

18. Servicios generales.

VERIFICAR

1. Seguimiento a ejecución presupuestal.

2. Cartera actualizada.

3. Reuniones  de comité económico y seguimiento a decisiones de este.

4. Estudio de seguridad de colaboradores..

5. Evaluación de proveedores.

6. Verificar efectividad de los planes de tratamiento de riesgo y oportunidades.

7. Medición de indicadores de gestión.

8. Rendición de cuentas.

9. Realización de auditoria internas y externas.

ACTUAR

1. Implementar acciones para la gestión de riesgos y oportunidades identificadas en el proceso.

2. Implementar acciones correctivas o de mejora para la gestión de hallazgos identificados en el proceso.

1. Recursos adecuados y suficientes para la operación de la Provincia y los colegios.

2. Estados financieros.

3. Registros contables, tributarios y financieros.

4. Ejecución presupuestal.

5. Informes financieros internos, y externos.

6. Registros de gestión de compras.

7. Registros de selección, contratación  y evaluación de proveedores.

8. Contratos con proveedores de bienes / servicios.

9. Contratos / convenios con aliados.

10. Contratos de cooperación educativa y pagarés.

11. Relación de becas asignadas

12. Paz y salvos.

13. Relaciones laborales conforme a requisitos legales.

14. Información y datos que soportan la gestión de los procesos gestionados conforme a normatividad técnica y legal.

15. Datos personales de partes interesadas gestionados conforme a normatividad técnica y legal.

16. Sitios web, correos electrónicos y demás Infraestructura tecnológica en operación.

17. Planes de mantenimiento.

18. Plantas físicas en buen estado y funcionando.

19. Registros del comité económico.

20. Registros de auditorías y evaluaciones.

21. Registros de planes de acción de hallazgos u oportunidades de mejora.

1. Entidades gubernamentales.

2. Congregación Provincial.

3. P. Direccionamiento Estratégico.

4. Economía Provincial.

5. Trabajadores.

6. Proveedores.

7. Comunidad educativa.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

SITIOS DE GESTIÓN Y BIBLIOTECAS

INDICADORES

Ver informes de indicadores

  1. Logro de proyección de matrícula.

  2. Cumplimiento ejecución presupuestal.

  3. Cartera.

  4. Programa de mantenimiento.

Elaboró

Revisó

Aprobó

Equipo Económico Provincial

Rodrigo Vargas Higuera

Gerencia Provincial

P. Carlos Retana Charlán

Ecónomo Provincial

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